Stanovy České archivní společnosti, o. s.

I. Základní ustanovení
§ 1) K rozvíjení profesní, stavovské, zájmové a společenské aktivity činných i bývalých pracovníků v archivech, správních archivech a spisovnách (dále jen archivech), vysokoškolských učitelů a studentů pomocných věd historických a archivnictví, jakož i všech příznivců archivů se zakládá Česká archivní společnost, o. s. (dále jen ČAS).
§ 2) ČAS je dobrovolným občanským sdružením s právní subjektivitou. Jejím sídlem je Archivní 4,
149 00 Praha 4 – Chodovec.
§ 3) Obvodem působnosti je území České republiky.
II. Úkoly ČAS, způsoby a prostředky jejich uskutečňování
§ 4) Posláním ČAS je:
a) pěstovat teorii archivistiky a praxi archivnictví a pomocných věd historických, jakož i dalších oborů s nimi souvisejících,
b) napomáhat k získávání, šíření a prohlubování nejnovějších poznatků nezbytných k úspěšné činnosti v těchto oborech,
c) upevňovat osobní a společenské kontakty a vzájemné pochopení mezi členy,
d) ve spolupráci s řídícími orgány českého archivnictví se vyjadřovat i k perspektivním programům, které se dotýkají uvedených oborů i členstva, a přispívat svými stanovisky k jejich optimálnímu řešení,
e) chránit tvůrčí a profesní zájmy členů a účinně přispívat k ochraně a prosazování jejich sociálních a materiálních práv.
§ 5) Za tím účelem zejména:
a) sdružuje své členy tak, aby mohla být jejich všestranná spolupráce úspěšně rozvíjena a vedla ke konkrétním výsledkům,
b) organizuje poradenskou službu pro své členy a v případě potřeby je zastupuje ve styku se státními orgány a dalšími subjekty; za tím účelem může zřizovat komise pro kvalifikovanou přípravu těchto jednání,
c) zprostředkovává výměnu informací a k jejich rozšiřování vydává vlastní informační bulletin, případně další tiskoviny a využívá všechna dostupná média,
d) udržuje úzké pracovní kontakty se státními orgány, jimž je svěřeno řízení archivnictví a spisové služby a správa archivů v České republice,
e) organizuje pro členy konference, přednášky, semináře, ankety, exkurze, zájezdy a pro širší veřejnost přednáškovou a osvětovou činnost,
f) v zájmu účinnější propagace archivnictví a objektivního informování spolupracuje iniciativně s hromadnými sdělovacími prostředky, zejména s tiskem, rozhlasem a televizí,
g) spolupracuje s dobrovolnými profesními a zájmovými organizacemi ve společenskovědní i vědeckotechnické oblasti,
h) v mezinárodních stycích reprezentuje členstvo vůči obdobným sdružením v zahraničí, navazuje a udržuje kontakty s jejich orgány.
§ 6) Prostředky k plnění těchto úkolů jsou především:
a) zápisné a roční příspěvky členů,
b) subvence, nadační příspěvky, dotace, dary, odkazy a granty,
c) výtěžky z prodeje vlastních tiskovin,
d) výtěžky z kulturních a společenských akcí a z další hospodářské činnosti.
III. Členové ČAS, jejich práva a povinnosti
§ 7) Členství v ČAS je řádné, přispívající, kolektivní a čestné. Členem ČAS se může stát každá fyzická či právnická osoba, která projeví na základě písemné přihlášky souhlas se stanovami ČAS.
a) Řádným členem ČAS se může stát pouze fyzická osoba. Takovýto člen požívá všechna práva a výhody vyplývající z členství v ČAS.
b) Přispívajícím členem se může stát fyzická i právnická osoba, která hodlá finančně podporovat pouze činnost zvolené regionální pobočky. Takovýto člen není plnoprávným členem ČAS, zejména nemůže být volen do orgánů ČAS a nemůže požívat dotací pro řádné členy ČAS.
c) Kolektivním členem se může stát pouze právnická osoba se sídlem v České republice s výjimkou jakéhokoliv archivu zřízeného zákonem nebo z tzv. zákona o archivnictví.
d) Valná hromada může na návrh výboru udělit některým osobám čestné členství v ČAS. Tyto osoby neplatí členské příspěvky a dostávají zdarma informační bulletin a další tiskoviny ČAS. Takovýto člen požívá všechna práva a výhody vyplývající z členství v ČAS.
§ 8) Členství v ČAS vzniká, jakmile uchazeč zaplatí zápisné a roční členský příspěvek.
§ 9) Členství v ČAS zaniká:
a) vystoupením, které člen ohlásí písemně,
b) nezaplacením členského příspěvku po dobu dvou a více let po sobě bezprostředně následujících (počítáno vždy od data valné hromady).
c) usnesením valné hromady pro jednání vážně poškozující cíle ČAS a dobré jméno českého archivnictví,
d) úmrtím,
e) u právnických osob jejich zánikem.
§ 10) Řádní a čestní členové ČAS mají právo:
a) účastnit se valných hromad, vyjadřovat se na nich k činnosti ČAS, volit orgány ČAS. Voleni do nich mohou být, jsou li starší 18 let,
b) účastnit se všech akcí ČAS a být o nich včas informováni,
c) podávat výboru písemné návrhy k činnosti ČAS,
d) účastnit se všech jednání ČAS, týkajících se jejich osoby,
e) využívat poradenské služby a požadovat zastoupení svých oprávněných profesních zájmů před státními orgány a dalšími subjekty,
f) odebírat se slevou příležitostné tisky a další benefity ČAS.
g) čestní členové neplatí členské příspěvky a odebírají veškeré benefity ČAS zdarma.
§ 11) Kolektivní členové ČAS mají právo:
a) účastnit se valných hromad, vyjadřovat se na nich k činnosti ČAS, volit orgány ČAS.
b) účastnit se všech akcí ČAS a být o nich včas informováni,
c) podávat výboru písemné návrhy k činnosti ČAS,
d) účastnit se všech jednání ČAS, týkajících se jejich osoby,
e) využívat poradenské služby a požadovat zastoupení svých oprávněných profesních zájmů před státními orgány a dalšími subjekty.
§ 12) Přispívající členové ČAS mají právo:
a) účastnit se valných hromad zvolené regionální pobočky, vyjadřovat se na nich k činnosti pobočky a volit orgány zvolené regionální pobočky.
b) účastnit se všech jednání orgánů ČAS, týkajících se jejich osoby.
c) účastnit se všech akcí pobočky.
§ 13) Všichni členové ČAS jsou povinni:
a) platit valnou hromadou stanovené členské příspěvky,
b) dodržovat stanovy ČAS,
c) řídit se usneseními výboru a valné hromady,
d) přispívat svým podílem k činnosti ČAS.
§ 14) Výši členských příspěvků určuje valná hromada na návrh výboru
a) valná hromada může též na návrh výboru řádným členům ČAS z řad studentů a důchodců stanovit nižší členské příspěvky a případně slevu nebo i bezplatný odběr tiskovin vydávaných ČAS.
Výši příspěvků přispívajících členů určuje valná hromada regionální pobočky. Příspěvky vybrané od přispívajících členů jsou přímým příjmem regionální pobočky.
IV. Orgány ČAS
§ 15) Orgány ČAS jsou valná hromada, výbor, předsednictvo a revizní komise.
§ 16) Volební období členů výboru a revizní komise je tříleté,
a) do stejných funkcí může být člen ČAS zvolen nejvýše ve dvou po sobě následujících obdobích,
b) volené orgány vykonávají své funkce i po uplynutí doby, na kterou byly zvoleny, a to až do zvolení nových orgánů,
c) pokud počet členů volených orgánů poklesne na polovinu, zahájí výbor přípravu mimořádné volební valné hromady, která se musí uskutečnit do 3 měsíců (v případě výboru) respektive do 6 měsíců (v případě revizní komise) od chvíle, kdy nastala tato situace.
§ 17) Nejvyšším orgánem ČAS je valná hromada, která
a) se schází každoročně, nejpozději 31. března. Musí být svolána předsedou do 30 dnů před datem konání včetně,
b) se schází mimořádně, rozhodne-li o tom výbor nebo o to písemně požádá nadpoloviční většina členů ČAS,
c) schvaluje výroční zprávu výboru o činnosti ČAS, bere na vědomí zprávu revizní komise a udílí absolutorium odstupujícím orgánům,
d) schvaluje program činnosti ČAS a její rozpočet na příští správní rok,
e) volí nejméně z 15 kandidátů 13 členů výboru, a nejméně ze 4 kandidátů 3 členy revizní komise. Volby jsou tajné, přímé a rovné, je možné volit písemně na dálku.
f) rozhoduje o změnách a výkladu stanov, určuje výši zápisného a členských příspěvků, na návrh výboru schvaluje čestné členy ČAS, rozhoduje o záležitostech zásadního právního, organizačního a finančního dosahu popřípadě o záležitostech, které ji předloží výbor, včetně podílu regionálních poboček na nich,
g) schvaluje ustanovení regionálních poboček, studentských sekcí a odborných skupin,
h) je způsobilá usnášet se, je-li přítomna alespoň jedna čtvrtina všech členů; usnesení je přijato, hlasovala-li pro ně nadpoloviční většina právě přítomných členů. Hlasování je nezastupitelné.
§ 18) Výbor je statutárním orgánem ČAS
a) skládá se z 13 členů. Nejpozději 14 dnů od valné hromady se sejde nově zvolený výbor na své ustavující schůzi, na které zvolí ze svého středu předsednictvo (předsedu, místopředsedu, jednatele a pokladníka).
b) Schůze výboru svolává předseda. Výbor se schází podle potřeby, nejméně šestkrát ročně. O svých schůzích vede řádné zápisy, které jsou veřejné. Je schopen usnášení, je-li přítomná alespoň nadpoloviční většina členů. K přijetí usnesení je potřeba prostá většina hlasů. V případě rovnosti hlasů rozhoduje hlas předsedy.
c) Jménem výboru a celé ČAS jedná předseda, který je oprávněn přijímat právní závazky a podepisovat právní dokumenty. V případě nepřítomnosti předsedy a nebezpečí z prodlení může po konzultaci s předsedou podepsat právní dokument místopředseda nebo jednatel. Účetní dokumenty může podepisovat předseda, místopředseda, pokladník a jednatel.
§ 19) Úkolem výboru je zejména:
a) připravovat řádnou, případně mimořádnou valnou hromadu,
b) rozhodovat o všech záležitostech, tykajících se ČAS jako celku a nespadajících do pravomoci valné hromady,
c) posuzovat zřízení regionálních poboček studentských sekcí a odborných skupin,
d) zřizovat podle potřeby stálé nebo dočasné komise k zabezpečení konkrétních akcí po stránce obsahové i organizační,
e) hodnotit úroveň Ročenky ČAS, jmenovat jejího redaktora a zabývat se dalšími tiskovinami a informačními zdroji ČAS,
f) předkládat valné hromadě návrhy na udělení čestného členství,
g) urovnávat spory mezi členy ČAS.
§ 20) Předsednictvo ČAS:
a) se skládá z předsedy, místopředsedy, jednatele a pokladníka,
b) se schází dle potřeby a připravuje podklady a materiály pro schůze výboru,
c) není kompetentní se usnášet ani přijímat závazná rozhodnutí.
§ 21) Revizní komise je nezávislý kontrolní orgán volený valnou hromadou a pouze jí odpovědný. Revizní komise je tvořena 3 členy, kteří ze svého středu zvolí nejpozději do 14 dnů po konání volební valné hromady předsedu. Předseda revizní komise se účastní jednání výboru s hlasem poradním.
a) Členové revizní komise nesmějí být v příslušném funkčním období členy výboru ČAS.
b) Revizní komise kontroluje dodržování stanov, finanční a hospodářskou činnost ČAS, průběžně informuje výbor o zjištěných závadách, navrhuje výboru uložení konkrétních nápravných opatření a kontroluje jejich provádění a účinnost,
c) podává na valných hromadách zprávu o činnosti revizní komise, včetně uložených nápravných opatření a jejich výsledku.
§ 22) Práva a povinnosti členů výboru a revizní komise stanoví organizační řád ČAS, který schvaluje valná hromada na návrh výboru.
V. Regionální pobočky
§ 23) Regionální pobočky (dále jen pobočky) se zřizují z iniciativy členů ČAS z určitého regionu bez ohledu na současné územně správní celky. Jejich ustanovení se oznamuje výboru ČAS ve formě programového prohlášení a předkládá ke schválení nejbližší valné hromadě. Pobočky nejsou samostatné právní subjekty.
a) Členem pobočky může být každý člen ČAS, počet členství v různých regionálních pobočkách není nijak omezen.
b) Členové pobočky vypracují programové prohlášení a vlastní organizační a jednací řád, který bude vycházet ze stanov ČAS, seznámí s nimi výbor ČAS a předloží je ke schválení nejbližší valné hromadě.
c) Předseda pobočky (nebo jím vyslaný zástupce) má právo účastnit se jednání výboru s hlasem poradním,
d) vzájemná informovanost výboru ČAS a jejích poboček se zabezpečuje ze strany výboru ČAS zveřejněním zápisů ze schůzí výboru a z jednání valné hromady na internetu, ze strany poboček a sekcí přímým zasíláním zápisů z jednání statutárních orgánů poboček a sekcí předsedovi ČAS,
e) orgány pobočky jsou valná hromada pobočky, výbor pobočky, předseda pobočky, pokladní pobočky, jednatel pobočky, revizní komise pobočky, popřípadě místopředseda pobočky.
f) Valná hromada pobočky je shromážděním všech členů pobočky, včetně přispívajících. Volí ze svého středu výbor pobočky a revizní komisi pobočky. Výbor pobočky pak zvolí ze svého středu předsedu pobočky, jednatele pobočky a pokladního pobočky, popřípadě místopředsedu pobočky. Těmi se však mohou stát pouze řádní nebo čestní členové ČAS.
g) Revizní komise pobočky se skládá z předsedy a dvou členů. Všichni musí být řádnými nebo čestnými členy ČAS. Členové revizní komise nesmějí být v příslušném funkčním období členy výboru pobočky.
h) Orgány poboček mohou samostatně jednat a finančně se zavazovat jen v rámci svého předběžného ročního programu činnosti a svého rozpočtu. Ke každému právnímu úkonu, pokud tak nevyplývá ze stanov, nebo který nebyl schválen valnou hromadou, musí mít pobočka zmocnění od předsedy ČAS. ČAS nese odpovědnost pouze za finanční závazky poboček, sekcí a skupin, které byly schváleny valnou hromadou, nebo ke kterým byly zmocněny předsedou ČAS.
i) Na akce realizované pobočkami může valná hromada schválit dotaci ze svého rozpočtu a výbor ČAS může přispět z rozpočtových rezerv schválených valnou hromadou.
VI. Studentské sekce
§ 24) Studentské sekce se zřizují z iniciativy studentů – členů ČAS podle jednotlivých vysokých škol. Jejich ustanovení se oznamuje výboru ČAS ve formě programového prohlášení a předkládá ke schválení nejbližší valné hromadě. Studentské sekce nejsou samostatné právní subjekty.
a) Členem studentské sekce mohou být pouze studenti, zpravidla jedné vysoké školy.
b) V ostatních případech se na studentské sekce vztahují stejná ustanovení jako na regionální pobočky.
VII. Odborné skupiny
§ 25) Odborné skupiny se zřizují z iniciativy členů ČAS, z řad zaměstnanců jednotlivých typů archivních pracovišť nebo podle odborného zájmu členů. Jejich ustanovení se oznamuje výboru ČAS ve formě programového prohlášení a předkládá ke schválení nejbližší valné hromadě. Odborné skupiny nejsou samostatné právní subjekty.
a) Členem odborné skupiny mohou být pouze řádní, čestní a kolektivní členové ČAS.
b) V ostatních případech se na odborné skupiny vztahují stejná ustanovení jako na regionální pobočky.
VIII. Vzájemné vztahy orgánů ČAS, regionálních poboček, studentských sekcí a odborných skupin
§ 26) Vztah regionálních poboček, studentských sekcí a odborných skupin ČAS ke statutárním orgánům ČAS, vymezení a delegování pravomoci (právo na vlastní razítko, účet apod.) je podrobně stanoven v organizačních řádech regionálních poboček, studentských sekcí a odborných skupin, schvalovaných valnou hromadou ČAS včetně jakýchkoliv pozdějších změn a oprav.
a) Regionální pobočky, studentské sekce a odborné skupiny mají povinnost informovat valnou hromadu ČAS prostřednictvím svých zástupců o své činnosti a publikovat zprávu o činnosti v Ročence ČAS.
b) Na rozpuštění regionální pobočky, studentské sekce či odborné skupiny se může usnést valná hromada této regionální pobočky, studentské sekce nebo odborné skupiny třípětinovou většinou hlasů oprávněných přítomných členů regionální pobočky, studentské sekce nebo odborné skupiny. V jiných případech (závažné porušení stanov ČAS, nečinnost atd.) může být činnost regionální pobočky, studentské sekce nebo odborné skupiny pozastavena výborem ČAS nebo regionální pobočka studentská sekce či odborná skupina zrušena na návrh výboru valnou hromadou ČAS nadpoloviční většinou hlasů oprávněných přítomných členů ČAS.
c) Vede-li regionální pobočka, studentská sekce nebo odborná skupina vlastní účetnictví, řídí se v tomto ohledu striktně pravidly, která stanoví výbor ČAS.
IX. Zánik ČAS
§ 27) Zánik ČAS nastává výhradně podle § 12 zákona 83/1990 Sb. “O sdružování občanů” ve znění pozdějších novel.
§ 28) Na dobrovolném rozpuštění ČAS se musí usnést řádná nebo mimořádná valná hromada třípětinovou většinou hlasů oprávněných přítomných členů. Tato valná hromada provede též volbu likvidační komise. O tomto kroku musí být informováni písemně všichni členové.
§ 29) Likvidační komise rozhodne, jak bude naloženo s majetkem a případnými hospodářskými závazky ČAS. Archiv a knihovna ČAS budou odevzdány ke konečnému uložení do Národního archivu v Praze, popř. jeho právnímu nástupci. O ostatním rozhodne likvidační komise v souladu se zákonnými předpisy.
X. Platnost stanov ČAS a závěrečná ustanovení
§ 30) Tyto stanovy nabývají platnosti schválením na valné hromadě ČAS dne 25. března 2010.
§ 31) Těmito stanovami se zrušuje platnost stanov České archivní společnosti ze dne 26. března 2001 a zrušují se také organizační řády složek ČAS, schválené podle těchto stanov.
§ 32) Všechny regionální pobočky, studentské sekce a odborné skupiny, které existují ke dni schválení těchto stanov, kontinuálně pokračují ve své činnosti a není je třeba znovu konstituovat. Do nejbližší řádné valné hromady ČAS jsou povinny uvést své organizační a jednací řády do souladu s těmito stanovami a zaslat je výboru ČAS na vědomí.
Doc. PhDr. Marie Ryantová, CSc., předsedkyně České archivní společnosti
Mgr. Jiří Smitka, jednatel České archivní společnosti